2012. január 1-től életbe lépő törvényi változások

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény), az ÁFA törvény (2007. évi CXXVII. törvény), az adózás rendjéről szóló törvény (2003. évi XCII. törvény) változásainak hatására 2012. január 1-től az elektronikus számlázásra vonatkozó szabályozás is módosult.

A legfontosabb változások a következők:

 

A továbbiakban ezen változásokat az elektronikus számlázás egyéb aspektusaival egységes szerkezetben ismertetjük.

Elektronikus számlázás

A Microsec zrt. az elektronikus számlázás megvalósításához teljeskörű, a jogszabályoknak megfelelő technológiát biztosít ügyfelei számára. Az elektronikus számlázás megvalósításáról kérjük a sales@microsec.hu e-mail címen vagy ügyfélszolgálatunknál érdeklődjön.

 

Az elektronikus aláírás technológiája több különböző módon használható ügyviteli és számlázó rendszerekben, alkalmazásokban. Ezen felhasználási területeket összefoglaló néven szokás elektronikus számlázás néven nevezni.

A továbbiakban egyrészt ezen lehetőségeket ismertetjük, másrészt elmondjuk, hogy milyen eszközök és szolgáltatások szükségesek ahhoz, hogy valaki élhessen e lehetőségekkel.
Szükséges eszközök és szolgáltatások
Akár elektronikusan aláírt számlákat szeretnénk kibocsátani, akár papíron kibocsátott számlák másodpéldányait szeretnénk megőrizni, a vonatkozó jogszabályok szerint a számlán Milyen eszközökre, szolgáltatásokra van szükség ehhez? Mit kell ehhez megrendelni?
Elektronikus számlák kibocsátása, befogadása elektronikus aláírás segítségével

Akkor beszélünk elektronikus számláról, ha a kibocsátó a számlát elektronikusan hozza létre, és a számla elektronikusan jut el a befogadóhoz. Az így létrejött elektronikus számlát mind a kibocsátó, mind a befogadó elektronikusan őrzi meg.

Az elektronikus számla fogalmát az ÁFA törvény 175. §-a vezeti be. A törvény kimondja, hogy számlát tisztán elektronikus úton is ki lehet bocsátani, az erre vonatkozó követelmények két módon teljesíthetőek:

A továbbiakban az első, az elektronikus aláíráson alapuló megoldásról lesz szó.

Elektronikus aláírással kibocsátott elektronikus számla esetén jogszabály írja elő, hogy a befogadónak előzetesen bele kell egyeznie, hogy számára elektronikus számlát bocsáthassanak ki, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik. A beleegyezés tekintetében semmilyen követelményt nem fogalmaz meg a jogszabály, így az teljesíthető akár szóbeli vagy írásbeli megállapodással, akár ráutaló magatartással is.

Az elektronikusan aláírt számlák esetén a befogadónak nem kell bonyolult informatikai rendszerrel rendelkeznie (nem kell EDI üzeneteket fogadnia), csak a számlán elhelyezett elektronikus aláírást kell tudnia ellenőrizni. (E lépés általában egyszerű, ingyenes alkalmazásokkal elvégezhető.) Így elektronikusan aláírt elektronikus számla akár magánszemély számára is kibocsátható.

  A elektronikus aláírásról szeretne részletesebben olvasni?
  Az időbélyegzésről szeretne részletesebben olvasni?

Az elektronikus számla bármilyen formátumú lehet, a jogszabályok sem a számla, sem a rajta lévő elektronikus aláírás formátumára nem tesznek megkötéseket. Ugyanakkor, a befogadó el kell, hogy tudja olvasni a számlát, ezért célszerű ismert, elterjedt formátumokat alkalmazni. Általában az e-Szignó program által használt e-akta, vagy PDF formátumban szokás kibocsátani az aláírt számlákat.

A 46/2007. PM rendelet szerint, ha az elektronikus számlát be kell mutatni a NAV-nak, a bemutatási kötelezettségnek az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló NAV közleményben szereplő valamely formátumban kell eleget tenni. (E közlemény szerint a számla XML, TXT, CSV, DBF, MDB, XLS vagy ún. print fájlformátumban mutatható be. Az XML formátum sémáját a közlemény 3. számú melléklete tartalmazza. A közleményben a print formátumra vonatkozóan leírt kikötések alapján az ugyanaz, mint a TXT. A PDF formátum nem szerepel a közleményben.) A 46/2007. PM rendelet 3. §-a kimondja, hogy a bemutatásnak a számla kibocsátásakor érvényes NAV közlemény szerinti formátumnak kell eleget tenni, így a közleményben megfogalmazott szabályok esetleges jövőbeli változása a már kibocsátott számlákat nem érinti. Az elektronikusan aláírt, ügyfélnek kiküldött számla formátumára sem e rendelet, sem a NAV közlemény nem tesz megkötést, de amennyiben a számla nem a NAV közleményben szereplő formátumban van, ellenőrzéskor felmerülhet az a kérdés, hogy mi garantálja, hogy a NAV-nak bemutatott számlaadatok megegyeznek az ügyfélnek kiküldött, elektronikusan aláírt számla adataival.

Ezen túl, a 47/2007. PM rendelet által módosított 24/1995. PM rendelet szerint, az elektronikus számlát olyan számlázó programmal kell elkészíteni, amely kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, és e programhoz a számla kibocsátója olyan dokumentációval kell, hogy rendelkezzen, amely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét, a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak.

(24/1995. PM r. 1/E § (1) a), 1/E. § (2)-(3) és 1/G §)

 

NAV ellenőrzés esetén az adóhatóság rendelkezésére kell bocsátani a számla olvashatóságához szükséges eszközöket (ez lehet pl. e-Szignó program vagy PDF olvasó szoftver), a fenti dokumentációt, és meg kell adni a számla olvasásához szükséges eszközök használatához szükséges felvilágosítást. Ezen túl a NAV jogosult próbaszámlázást is kérni.
(24/1995. PM r. 1/H §)

A fent összefoglalt, kifejezetten elektronikus aláírásra vonatkozó követelményeken túl, az elektronikus számláknak is teljesíteniük kell a számlákra vonatkozó általános számviteli követelményeket.

Az elektronikus számla kibocsátójának feladatai

  1. Létre kell hoznia a számlaadatokat tartalmazó fájlt (pl. XML vagy PDF formátumban).
  2. Legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel kell ellátnia a számlatartalmat. Ekkor jön létre az elektronikus számla.
  3. El kell juttatni a számlát a befogadóhoz. A kibocsátó általában vagy e-mailben küldi el a számlát a befogadóhoz, vagy egy honlapot üzemeltet, amelyen a befogadó megtekintheti a számlát. Gyakori a két megoldás kombinációja is: a kibocsátó e-mailben értesíti a befogadót, hogy új számlája érkezett, és az értesítés egy linket tartalmaz a kibocsátó honlapján (portálján) található számlára.
  4. A kibocsátónak meg kell őriznie a számlát.

Az elektronikus számla befogadójának feladatai

Az elektronikus számla megőrzése

A számviteli törvény 169. § (5) szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatokat - és így az elektronikus számlákat - az elektronikus archiválásra vonatkozó jogszabály (amely a 114/2007. GKM rendelet) szerint elektronikus formában kell megőrizni.

Az elektronikus archiválásról szóló 114/2007. GKM rendelet szerint elektronikus adatra vonatkozó megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha az adaton legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást és minősített időbélyegzőt helyezünk el. Tekintve, hogy az elektronikus aláírással létrehozott elektronikus számlán már eleve van fokozott biztonságú aláírás és minősített időbélyegző, ezeket nem kell külön elhelyezni rajta. A rendelet 4. § (4) csak akkor szab további feltételeket, ha a megőrzési kötelezettség hosszabb, mint 11 év, de a számlák - és így az elektronikus számlák - esetén a megőrzési kötelezettség csak 8 év, így a 4. § (4) követelményei e területre nem vonatkoznak.

A megőrzésre vonatkozó követelmények úgy is teljesíthetőek, hogy a megőrzésre kötelezett az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti minősített archiválás szolgáltatót bíz meg a megőrzéssel. E megoldásnak jelentős előnye, hogy ekkor nem a megőrzésre kötelezettnek kell bizonyítania, hogy a követelményeknek eleget tesz, hanem az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy az archivált aláírás érvényes, és az archiválás "jól" történt. (Eat. 4. § (7))

A 2003. évi XCII. törvény 17. § (3) kimondja, hogy az adózó köteles az állami adóhatósághoz írásban bejelenteni iratainak, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatainak és nyilvántartásainak őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével. A bejelentést a NAV honlapján elérhető „Bejelentő és változásbejelentő lap” megnevezésű nyomtatványon (például a 12T201 Bejelentő és változásbejelentő lap A01-es lapjának 4. rovatában) kell megtenni.

Amennyiben Ön a Microsec e-Szignó Archív Szolgáltatását veszi igénybe a számlabizonylatok megőrzésének teljesítési kötelezettségéhez az adóhatósághoz a Microsec zrt.-t (1031 Budapest, Záhony utca 7.) kell bejelenteni.

  Az elektronikus archiválásról szeretne részletesebben olvasni?
  Arról szeretne olvasni, hogy miért szükséges időbélyeg az aláírások megbízható ellenőrzéséhez?
Papíron kibocsátott számlák másodpéldányának elektronikus megőrzése

Ha a befogadó papíron kapja meg a számlát, akkor nem elektronikus számláról, hanem hagyományos, papíralapú számláról beszélünk. Ugyanakkor, a számítógéppel előállított papíralapú számlák esetén, a számla kibocsátójának nem muszáj kinyomtatnia és megőriznie a számla másodpéldányait, a másodpéldányok elektronikusan - elektronikus aláírással ellátva - is megőrizhetőek.

Erről a 24/1995. PM rendelet rendelkezik (a 47/2007. PM rendelet szerinti módosítás alapján). A 24/1995. PM rendelet 1/F. § (2) kimondja, hogy a "számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya - nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető", ha a nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképet legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el, és a vonatkozó jogszabályok szerint megőrzik.

A nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképet kell aláírni és időbélyegzővel ellátni, így az nem megoldás, ha pl. egy adatbázisban lévő számlaadatokat látunk el aláírással. E követelmény leginkább aláírt PDF-fel vagy képfájllal teljesíthető.

Míg az elektronikus számlák esetén a számlákat tipikusan külön-külön kell aláírni és időbélyegezni (hogy a számlák elválaszthatóak legyenek egymástól, és több különböző ügyfélnek ki lehessen küldeni őket), a másodpéldányokat jellemzően nem kell elválasztani egymástól, így célszerű lehet őket együttesen aláírni és ellátni időbélyegzővel.

Habár az így kapott számlák papíralapú számlának - a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla elektronikus változatainak (24/1995. PM r. 1/F. § (3)) - minősülnek, a kibocsátónál csak elektronikusan állnak rendelkezésre, az elektronikus számlákhoz nagyon hasonló formátumban. Az elektronikus formában rendelkezésre álló számlákra, és az őket létrehozó, megjelenítő alkalmazásokra vonatkozó követelmények ezért sokszor egybeesnek az elektronikus számlákra (elektronikusan kiállított számlákra) vonatkozó követelményekkel. Így a papíralapú számlák elektronikus másodpéldányaira is érvényesek a folyamatos sorszámozásra, és a kiállító alkalmazás dokumentációjára vonatkozó követelmények (24/1995. PM r. 1/E § (1) a), 1/E. § (2)-(3) és 1/G §), illetve, hogy adóhatósági ellenőrzéskor a hatóság rendelkezésére kell bocsátani a számlák értelmezéséhez szükséges eszközöket, információkat stb. (24/1995. PM r. 1/H §)

Papíron kibocsátott számlák elektronikus megőrzése

Papír alapú számlák esetén a megőrzési kötelezettség elektronikusan is teljesíthető, ha a számlát a 13/2005. IHM rendelet szerint digitalizáljuk és az elektronikus állományt őrizzük meg. Ez egyaránt vonatkozik a kimenő és a bejövő számlákra, de elsősorban bejövő számlák esetén van jelentősége, mert kimenő számlák esetén az elektronikus másodpéldány megőrzése valószínűleg egyszerűbb. A digitalizált számla megőrzésével teljesíthető a megőrzési kötelezettség, így az eredeti, papír alapú számlára már nincsen szükség, az nyugodtan megsemmisíthető.

Erről a számviteli törvény (2000. évi C. törvény) rendelkezik. A törvény 169 § (6.)kimondja, hogy
"Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról - a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét."

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. § (8) is ezzel analóg szabályozást tartalmaz. Általánosan kimondja: "az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető", a megőrzési kötelezettség a 13/2005. IHM rendelet szerinti digitalizálással is teljesíthető.

Az így digitalizált számlát az elektronikus számlákhoz hasonlóan kell megőrizni, így például archiválás szolgáltató is használható.