Miért szükséges az elektronikus archiválás szolgáltatás?

 

Miért szükséges az elektronikus archiválás szolgáltatás?
Dr. Berta István Zsolt

2006. november
frissítve: 2009. június

A papír alapú aláírásokhoz hasonlóan elektronikus aláírás esetén is fennáll az a probléma, hogy a "régen" készült aláírások hitelességét nem könnyű megbízhatóan ellenőrizni. Minél több idő telik el az aláírás létrehozása és ellenőrzése között, annál nehezebb feladattal állunk szemben.

Ha egy dokumentumon "alap" elektronikus aláírást helyezünk el, az aláírás érvényessége csak addig bizonyítható, amíg az aláíró tanúsítványa érvényes. Az ilyen aláírás hitelessége elvész, ha az aláíró tanúsítványa lejár, vagy visszavonják. Minősített aláírás létrehozására alkalmas tanúsítványokat a hazai szabályozás szerint legfeljebb 2 évre szabad kibocsátani.

E probléma kiküszöbölése végett az "egyszerű" elektronikus aláírásokon időbélyeget szokás elhelyezni. Ha egy még érvényes aláíráson időbélyeget helyezünk el, akkor ezen időbélyeggel védett aláírás érvényessége addig bizonyítható, amíg az időbélyegzés szolgáltató tanúsítványa érvényes. Az digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. GKM rendelet legfeljebb 11 évig fogadja el az így védett dokumentumokat hitelesnek.

A következő okok miatt veszhet el egy időbélyeggel védett aláírás hitelessége:

A papír alapú dokumentumokhoz hasonlóan az elektronikus (és elektronikusan aláírt) dokumentumokat is speciális körülmények között, biztonságosan kell tárolni, hogy a dokumentum (és a rajta lévő aláírás) ne sérüljön meg, és a dokumentum hitelessége hosszú távon - akár évtizedekig, sőt évszázadokig is - biztosítható legyen. Az elektronikus aláírásról szóló (2001. évi XXXV.) törvényben definiált archiválás szolgáltatás az elektronikus aláírások hosszú távú érvényességének biztosítására szolgál. Az archiválás szolgáltató a jogszabályok szerint rendszeresen egyre erősebb technológiával új időbélyeggel látja el a letétbe helyezett elektronikusan aláírt dokumentumokat. A jogszabályok ezen felül további követelményeket is támasztanak az archiválás szolgáltatókkal szemben. Például, az aláírásokat, aláírt dokumentumokat fizikailag biztonságos környezetben kell őrizniük, hogy az aláírások hitelessége akkor is igazolható legyen, ha egy hirtelen, ugrásszerű fejlődés esetén a világon minden aláírás és időbélyeg hitelessége egyszerre válna megkérdőjelezhetővé. Az aláírás érvényességének biztosításához létfontosságú az aláírt dokumentum olvashatóságának biztosítása is, amely szintén az archiválás szolgáltató feladatkörébe tartozik.

A jogszabályok által definiált archiválás szolgáltatásnak nem része sem a dokumentumok strukturált tárolása, egymással való összerendelése, sem bonyolult keresési funkciók megvalósítása. Dokumentum- és tartalomkezelő rendszerek valósítják meg ezen feladatokat, amelyek - az aláírások hosszú távú hitelességének biztosítása céljából - háttérrendszerként támaszkodhatnak az archiválás szolgáltatóra.

 


Frissítve (2009. június): Hivatkozás a friss jogszabályra (a már nem hatályos 7/2005. IHM rendelet helyett a 114/2007. GKM rendeletre).