A 451/2016. (XII.19.) Kormány rendelet lehetővé teszi, hogy papír alapú dokumentumról hiteles elektronikus másolatot készítsünk. A rendelet szerint ha papír alapú dokumentumról hiteles elektronikus másolatot szeretnénk készíteni, a dokumentumot be kell szkennelni, és az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni, és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:

-a másolatkészítő szervezet elnevezése és - ha a másolatkészítés nem az automatikus másolatkészítés 55. §-ban meghatározott szabályai szerint történik - a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

-a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

- a másolatkészítés időpontja;

-az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

Majd az így kapott adatokat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel kell ellátni.

Az elektronikus aláírásról szeretne olvasni?

Arról szeretne olvasni, hogy miért szükséges időbélyeg az aláírások megbízható ellenőrzéséhez?

Az így kapott, elektronikus aláírással ellátott dokumentum a másolatkészítő fél aláírt nyilatkozata, miszerint az adott dokumentumot az adott időpontban beszkennelte, és a kapott elektronikus dokumentum képe megegyezik az eredeti papír alapú dokumentuméval. Az elektronikus aláírás és az időbélyegzés technológiája biztosítja, hogy ilyen nyilatkozatot nem lehet más nevében készíteni, és nem lehet visszadátumozni sem. Ugyanakkor, a kapott elektronikus hitelessége attól függ, hogy mennyire bízunk meg a másolatkészítő félben.

Az e-Szignó program beépített támogatást tartalmaz a konverziós rendelethez. Egyrészt támogatja dokumentumok szkennerről történő beillesztését, másrészt a dokumentumon jobb gombot kattinta a "dokumentum metaadatai" menüpont alatt a rendeletben szereplő metaadatok közvetlenül megadhatóak, és szabványos (a Dublin Core specifikáció szerint), géppel is feldolgozható módon csatolhatóak a dokumentumhoz.